5.6. Collaborazione efficiente con l’Autorità di gestione
Comunicazione
Una comunicazione costante con l’Autorità di gestione è essenziale per la realizzazione di un progetto di successo. Una buona pratica, in questo senso, è quella di informare periodicamente l’Autorità di gestione sullo stato di avanzamento del progetto e di condividere eventuali dubbi o, più semplicemente, chiedere conferma della correttezza di una procedura.
In generale, i buoni risultati dei progetti e la buona collaborazione tra i beneficiari e l’Autorità di Gestione portano benefici all’intero programma, anche in termini di visibilità. In quest’ottica, sono le stesse Autorità di gestione a richiedere aggiornamenti costanti ai beneficiari e a offrire opportunità per valorizzare ulteriormente i progetti attraverso iniziative specifiche.
Ove possibile, devono essere aperti canali di comunicazione sia formali (elettronici/di piattaforma) che informali per tutta la durata del progetto e devono essere stabiliti buoni rapporti fin dalle prime fasi di attuazione del progetto.
L’approccio semplice generalmente raccomandato nelle comunicazioni con le AdG (per evitare fraintendimenti e comunicazioni errate con conseguenti ritardi del progetto) consiste nei seguenti aspetti:
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- Informare – comunicate all’AdG qual è il vostro problema o la vostra domanda. Siate brevi e concisi, suggerite soluzioni. Il più delle volte avranno bisogno di un po’ di tempo per riflettere prima di rispondere.
- Discutete – potreste ricevere una risposta o discutere direttamente i punti. Assicuratevi di annotare tutti i punti di discussione. Si consiglia di partecipare al dialogo anche se la risposta sembra completa.
- Chiarire – rispondete, confermate i punti discussi, chiedete chiarimenti. Non tirate a indovinare!
- Risolvere – lavorate per risolvere il problema. Rivedete i punti della discussione.
- Relazione – riferite all’AdG, in modo conciso e breve.
Siate proattivi e, se necessario, comunicate qualsiasi dubbio prima di iniziare la chiusura del progetto. Siamo consapevoli che i requisiti sono complessi e supportati da molte informazioni con cui è necessario familiarizzare. Le AdG sono solitamente uffici della pubblica amministrazione. Siate pronti a rispettare i loro orari d’ufficio e il carico di lavoro. Pianificate in anticipo, siate pazienti e concentratevi
Reclami e ricorsi efficaci
Il contratto tra l’Autorità di gestione e il beneficiario copre anche il caso di controversie tra le parti. Il contratto incoraggia il ricorso a procedure di mediazione prima di avviare un contenzioso tra le due parti. In caso di controversia, la giurisdizione è quella dello Stato in cui ha sede l’Autorità di gestione.
Se il beneficiario desidera presentare una denuncia sull’operato di un’Autorità di gestione, può rivolgersi al Mediatore europeo, un organo indipendente che lavora per promuovere la buona amministrazione a livello europeo.
Il Mediatore esamina le denunce di cattiva amministrazione da parte delle istituzioni e degli organi dell’UE e affronta in modo proattivo questioni sistemiche più ampie.
Nella gestione dei fondi europei, il ruolo del Mediatore non è quello di rivalutare una proposta di progetto o una gara d’appalto, né di mediare nelle controversie contrattuali. Il Mediatore mira a garantire che le istituzioni, gli organi, gli uffici e le agenzie dell’UE gestiscano in modo appropriato i programmi di finanziamento e le gare d’appalto.