4.4. Accordo di sovvenzione/Convenzione
Il processo di preparazione e firma di una Convenzione di o di un accordo di sovvenzione prevede di norma le seguenti fasi:
Notifica di assegnazione: Se la vostra proposta di progetto viene selezionata per il finanziamento, l’autorità di gestione (AdG) o l’ente competente vi invierà una notifica. Questa include generalmente informazioni preliminari sui termini dell’accordo, compresi gli importi del finanziamento, la durata del progetto, i requisiti di rendicontazione, ecc.
Redazione dell’Accordo: Sulla base della proposta di progetto e dei termini del premio, l’AdG o l’organismo competente redige l’Accordo o Convenzione di sovvenzione. Questo documento contiene informazioni dettagliate sul progetto, compresi i risultati da raggiungere, la tempistica, il budget, i partner del progetto, i requisiti di rendicontazione e altre condizioni.
Revisione dell’accordo: Dopo la preparazione della bozza di accordo, essa viene inviata al beneficiario (l’ente che riceve i fondi) per la revisione. In questa fase è importante rivedere accuratamente il documento e comprendere tutti gli obblighi e le responsabilità.
Trattative e modifiche: In alcuni casi, potrebbe essere necessario apportare chiarimenti o modifiche. Sebbene in generale si applichi il principio “nessuna trattativa”, questo si riferisce al processo di valutazione delle proposte. Una volta che la sovvenzione è stata assegnata, potrebbe essere possibile apportare alcune modifiche all’accordo, sempre nel rispetto delle regole del fondo e del bando specifico. Ciò non significa modificare gli obiettivi principali o il budget del progetto, ma potrebbe comportare il perfezionamento di alcuni dettagli.
Firma dell’accordo: Una volta concordati tutti i termini, l’accordo viene firmato da entrambe le parti: l’AdG (o l’organismo che gestisce il fondo) e il beneficiario. Il progetto può essere avviato solo dopo la firma dell’accordo.
Attuazione: L’attuazione del progetto inizia secondo la tempistica e le condizioni stabilite nell’accordo. Eventuali modifiche durante l’attuazione che incidono sull’accordo (come ad esempio cambiamenti nell’allocazione del budget o nella tempistica del progetto) di solito devono essere formalmente richieste e approvate dall’AdG.
I dettagli e le procedure possono variare a seconda del programma di finanziamento specifico e delle regole di ogni Stato membro dell’UE. Fate sempre riferimento alle linee guida specifiche fornite dall’autorità competente.