10.7. Semplificazioni amministrative
Sintesi delle migliori pratiche
Sistemi di gestione centralizzata dei progetti
Considerare lo sviluppo o l’adozione di strumenti di gestione centralizzata dei progetti. Questi dovrebbero tenere traccia delle tappe, dei risultati e dei bilanci ed essere adattati ai requisiti dello specifico fondo UE, garantendo una gestione organizzata ed efficiente.
Revisioni interne periodiche
Conducete in modo proattivo audit e revisioni interne. Questo approccio aiuta a individuare e correggere tempestivamente le inefficienze amministrative.
Modelli e moduli standardizzati
Personalizzate i vostri modelli e moduli interni per adattarli ai requisiti del programma di finanziamento. Questo adattamento accelera la raccolta dei dati e i processi di reporting, riducendo al minimo gli errori.
Digitalizzazione della raccolta dati
Utilizzate gli strumenti digitali per la raccolta dei dati, in particolare in aree come il monitoraggio e la valutazione. Tale approccio può semplificare i processi di raccolta, archiviazione e analisi dei dati.
Team di progetto dedicati
Designare persone o team specifici per la gestione dei progetti finanziati dall’UE. Una supervisione specializzata e competente favorisce la competenza e semplifica i processi interni nel tempo.
Condivisione interna delle conoscenze
Organizzate regolarmente workshop e sessioni di formazione per il vostro personale. Condividete le esperienze dei progetti passati per ridurre la curva di apprendimento delle nuove iniziative e offrite spunti di riflessione sulle strategie di semplificazione.
Meccanismi di feedback
Implementate i cicli di feedback all’interno della vostra organizzazione. Incoraggiate i membri del team a suggerire miglioramenti amministrativi, promuovendo un ambiente di miglioramento continuo.
Software di tracciamento del tempo
Se i costi del personale costituiscono una componente significativa dei vostri progetti, investite in un software di tracciamento del tempo. Assicuratevi che sia adattato alle categorie del progetto UE, semplificando il calcolo e la rendicontazione dei costi del personale.
Elenchi di fornitori pre-convalidati
Mantenere elenchi di fornitori pre-convalidati che soddisfano i criteri di finanziamento dell’UE. Questa pratica snellirà i processi di approvvigionamento e garantirà una conformità costante.
Tracciamento finanziario automatizzato
Implementare un software finanziario in linea con i requisiti di rendicontazione finanziaria dell’UE. Questo aiuta a semplificare il budget e la rendicontazione finanziaria, fornendo un monitoraggio in tempo reale e il rispetto dei budget stabiliti.
Applicazioni pratiche del progetto
Progetto LEAP, Fondazione per i servizi di assistenza sociale, Malta: Il Progetto LEAP ha introdotto il Sistema di Profilazione Familiare, semplificando il processo di colloquio con i clienti, l’archiviazione delle informazioni e la formulazione dei piani di assistenza. Ulteriori progressi sono stati fatti con lo sviluppo di un sistema di gestione dei casi, ora uno standard per tutti i servizi sociali.
Creazione di un sistema sociale e sanitario di frontiera nella Regione di Vysočina, Kraj Vysočina, Repubblica Ceca: La Regione di Vysočina ha semplificato il processo di budgeting dei progetti. Ora consente di inserire il prezzo unitario totale per l’intero periodo del progetto in anticipo nella domanda di bilancio, con un bilancio più dettagliato in allegato. Questo cambiamento rende la gestione dei progetti in corso molto più agevole.
NICE – New Ways to Inclusion through Circular Economy, Fondazione Caritas Ambrosiana, Caritas diocesana di Milano, Italia: Per una rendicontazione efficace, il progetto NICE sottolinea l’importanza di mantenere un elenco chiaro delle attività e delle relative date, che fornisca un’istantanea chiara dei lavori del progetto in qualsiasi momento.
Live2Work, Santa Casa da Misericórdia de Lisboa, Portogallo: Il progetto Live2Work mostra i vantaggi di una pianificazione dettagliata, offrendo a tutti i partner una visione chiara dello stato di avanzamento dei rapporti e dei risultati. Sono stati anche introdotti semplici modelli di reporting e vengono organizzate discussioni regolari per chiarire qualsiasi incertezza su questi modelli.