6.2. Cierre del proyecto
El cierre del proyecto es la fase final del ciclo de vida del proyecto. Es la fase en la que se finalizan y transfieren formalmente todos los entregables y se firma, aprueba y archiva toda la documentación.
A menudo, el proceso se percibe como una tediosa tarea administrativa realizada con prisas para pasar al siguiente proyecto. Sin embargo, se corre el riesgo de restar importancia y valor a un cierre eficaz del proyecto.
El cierre de un proyecto es un paso crucial para obtener datos precisos que permitan analizar su rendimiento e impacto y garantizar que los factores de éxito y los errores se capten, se aprendan y se utilicen de forma constructiva en futuros proyectos.
Aunque es deber del director del proyecto dirigir esta tarea, todo el equipo del proyecto debe participar en el proceso de cierre para que todos puedan ofrecer sus observaciones y comentarios.
Es sumamente importante que esta fase de un proyecto se planifique adecuadamente, al igual que todas las demás, para garantizar un traspaso eficaz de resultados, documentos, etc.
Importancia
Cerrar correctamente un proyecto es especialmente importante, ya que demuestra y garantiza que:
- ha completado todo el trabajo de acuerdo con el plan y el alcance del proyecto,
- ha ejecutado todos los procesos de gestión de proyectos,
- ha recibido el visto bueno final y la aprobación de los entregables de todas las partes,
- ha liberado los recursos del proyecto, como personas, hardware y contratistas,
- se captan los puntos fuertes y débiles del proyecto. Esto puede ser especialmente útil para futuros proyectos, ya que puede consultar los anteriores para ver qué funcionó bien y qué no,
- ha desarrollado un plan que garantiza la sostenibilidad del proyecto finalizado,
- puede demostrar al patrocinador su fiabilidad y compromiso para ejecutar y completar proyectos con eficacia.
Pasos a seguir
- Finalice y transfiera todos los entregables del proyecto al patrocinador. Revise el convenio de subvención para identificar todos los entregables y asegurarse de que se han completado y entregado en su totalidad.
- Revise todos los documentos elaborados durante la ejecución del proyecto. Compruebe que se han firmado todos los contratos (internos y externos), que se han recogido todas las hojas de horas y que se han efectuado todos los pagos: ¡no está hecho si no está pagado!
- Libere formalmente a los recursos del proyecto, incluidos proveedores, contratistas, miembros del equipo y otros socios. Notifíqueles el final del proyecto, confirme los pagos u obligaciones finales y libérelos oficialmente para que puedan trabajar en otros proyectos.
- Completar una evaluación final para valorar los éxitos, fracasos y retos del proyecto e identificar oportunidades de mejora en el futuro.
- Elaborar los informes narrativos y financieros finales siguiendo las directrices del donante.
- Archive los documentos. Asegúrese de que todo queda registrado y recopilado correctamente. Esto le permitirá tener siempre a su disposición las lecciones aprendidas y los conocimientos adquiridos durante la ejecución del proyecto, así como estar siempre preparado en caso de auditoría.
- Revise la política de conservación de todo el material relacionado con el proyecto.
- Hacer una difusión adecuada de los resultados del proyecto. Consiste en promover los resultados del proyecto y generar un “efecto multiplicador” positivo para que lo conseguido sea útil e inspirador para otras intervenciones.
- Desarrolle un plan de sostenibilidad que garantice el uso contínuo de los resultados de su proyecto.