5.6. Cooperación eficaz con la Autoridad de Gestión
Comunicación
La comunicación constante con la Autoridad de Gestión es esencial para la realización de un proyecto con éxito. Una buena práctica, en este sentido, es informar periódicamente a la Autoridad de Gestión sobre el avance del proyecto y compartir cualquier duda o simplemente pedir confirmación sobre la corrección de un procedimiento.
En general, los buenos resultados de los proyectos y la buena cooperación entre los beneficiarios y la Autoridad de Gestión aportan beneficios a todo el programa, también en términos de visibilidad. Teniendo esto en cuenta, son las propias Autoridades de Gestión las que solicitan actualizaciones constantes a los beneficiarios y ofrecen oportunidades para seguir mejorando los proyectos a través de iniciativas específicas.
En la medida de lo posible, tanto los canales formales (electrónicos / plataforma) como los informales deben estar abiertos para la comunicación a lo largo de todo el proyecto y deben establecerse buenas relaciones al principio de la ejecución del proyecto.
El enfoque sencillo que se recomienda generalmente en las comunicaciones con las AM (para evitar malentendidos y falta de comunicación que provoquen retrasos en el proyecto) es el siguiente:
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- Informar: haga saber a la AM cuál es su problema o pregunta. Sea breve y conciso, sugiera soluciones. La mayoría de las veces necesitarán tiempo para estudiarlo antes de responder.
- Discuta: puede recibir una respuesta o discutir los puntos directamente. Asegúrese de anotar todos los puntos de discusión. Le sugerimos que entable el diálogo aunque la respuesta parezca completa.
- Aclare – responda, confirme los puntos discutidos, pida aclaraciones. No adivine.
- Resuelva – trabaje para resolver su problema. Repase los puntos de la discusión.
- Informe – informe a la AM, de forma concisa y breve.
Sea proactivo y, si es necesario, comunique cualquier duda antes de iniciar el cierre del proyecto. Somos conscientes de que los requisitos son complejos y están respaldados por mucha información que debe conocer. Las AM suelen ser oficinas de la administración pública. Esté preparado para respetar sus horarios de oficina y la carga de trabajo. Planifique con antelación, sea paciente y manténgase concentrado.
Reclamaciones y recursos eficaces
El contrato entre la Autoridad de Gestión y el beneficiario también contempla el caso de litigios entre las partes. El contrato fomenta el uso de procedimientos de mediación antes de iniciar un litigio entre las dos partes. En caso de litigio, la jurisdicción es la del Estado en el que se encuentra la Autoridad de Gestión.
Si el beneficiario desea presentar una queja sobre la actuación de una autoridad de gestión, puede dirigirse al Defensor del Pueblo Europeo, un organismo independiente que trabaja para promover la buena administración a escala de la UE.
El Defensor del Pueblo examina las reclamaciones sobre mala administración por parte de las instituciones y órganos de la UE y aborda de forma proactiva cuestiones sistémicas más amplias.
En la gestión de los fondos europeos, el papel del Defensor del Pueblo no consiste en reevaluar una propuesta de proyecto o una licitación, ni en mediar en conflictos contractuales. El objetivo del Defensor del Pueblo es garantizar que las instituciones, órganos, oficinas y agencias de la UE gestionen adecuadamente los programas de financiación y las licitaciones.