10.7. Simplificaciones administrativas
Resumen de buenas prácticas
Sistemas centralizados de gestión de proyectos
Considere la posibilidad de desarrollar o adoptar herramientas centralizadas de gestión de proyectos. Éstas deben hacer un seguimiento de los hitos, los resultados y los presupuestos y adaptarse a los requisitos del fondo específico de la UE, garantizando una gestión organizada y eficiente.
Revisiones internas periódicas
Realice auditorías y revisiones internas de forma proactiva. Esta diligencia le ayudará a detectar y rectificar ineficiencias administrativas en una fase temprana.
Plantillas y formularios normalizados
Personalice sus plantillas y formularios internos para adaptarlos a los requisitos del programa de financiación. Esta adaptación acelera los procesos de recopilación de datos y elaboración de informes, al tiempo que minimiza los errores.
Digitalización de la recogida de datos
Adopte herramientas digitales para la recopilación de datos, especialmente en áreas como la supervisión y la evaluación. Este enfoque puede agilizar los procesos de recopilación, almacenamiento y análisis de datos.
Equipos de proyecto especializados
Designe personas o equipos específicos para gestionar los proyectos financiados por la UE. Contar con una supervisión especializada y bien informada fomenta la experiencia y simplifica los procesos internos con el tiempo.
Intercambio interno de conocimientos
Organice talleres y sesiones de formación periódicas para su personal. Comparta experiencias de proyectos anteriores para reducir la curva de aprendizaje de las nuevas empresas y ofrecer ideas sobre estrategias de simplificación.
Mecanismos de retroalimentación
Implemente circuitos de retroalimentación en su organización. Anime a los miembros del equipo a sugerir mejoras administrativas, fomentando un entorno de mejora continua.
Software de control del tiempo
Si los gastos de personal constituyen un componente importante de sus proyectos, invierta en un programa informático de control horario. Asegúrese de que esté adaptado a las categorías del proyecto de la UE, simplificando el cálculo y la notificación de los costes de personal.
Listas de proveedores validadas previamente
Mantenga listas de proveedores validados previamente que cumplan los criterios de financiación de la UE. Esta práctica agilizará sus procesos de contratación y garantizará un cumplimiento coherente.
Seguimiento financiero automatizado
Implante un software financiero adaptado a los requisitos de información financiera de la UE. De este modo se agiliza la elaboración de presupuestos y la presentación de informes financieros, se realiza un seguimiento en tiempo real y se respetan los presupuestos establecidos.
Aplicaciones prácticas de los proyectos
Proyecto LEAP, Fundación de Servicios de Bienestar Social, Malta: El Proyecto LEAP introdujo los Sistemas de Perfil Familiar, racionalizando el proceso de entrevistar a los clientes, archivar la información y formular planes de atención. Se lograron otros avances con el desarrollo de un Sistema de Gestión de Casos, ahora estándar en todos sus servicios sociales.
Creación de un sistema de fronteras sociales y sanitarias en la Región de Vysočina, Kraj Vysočina, República Checa: La región de Vysočina simplificó su proceso de presupuestación de proyectos. Ahora permite introducir por adelantado en la solicitud presupuestaria el precio unitario total para todo el periodo del proyecto, manteniendo un presupuesto más detallado como anexo. Este cambio facilita notablemente la administración de los proyectos en curso.
NICE – New Ways to Inclusion through Circular Economy, Fondazi-one Caritas Ambrosiana, Cáritas diocesana de Milán, Italia: Para elaborar informes eficaces, el proyecto NICE subraya la importancia de mantener una lista clara de actividades y fechas relacionadas, que ofrezca una instantánea clara de los procedimientos del proyecto en un momento dado.
Live2Work, Santa Casa da Misericórdia de Lisboa, Portugal: El proyecto Live2Work pone de manifiesto las ventajas de una planificación detallada, ofreciendo a todos los socios una visión clara del estado de elaboración de informes y resultados. También han introducido plantillas sencillas de informes y garantizan debates periódicos para aclarar cualquier duda sobre estas plantillas.