8.3. Documents types de mise en œuvre des projets
Au cours de la mise en œuvre d’un projet financé par l’UE, plusieurs documents clés doivent être préparés et soumis, notamment les suivants :
Convention de subvention
Une fois le financement d’un projet approuvé, la convention de subvention est signée entre l’UE (représentée par l’autorité de gestion) et le partenaire principal du projet. Il s’agit d’un document légalement obligatoire qui décrit les conditions du financement, les rôles et les responsabilités de chaque partie, les objectifs, les activités et le budget du projet, ainsi que d’autres détails importants. Il doit être signé par les deux parties avant que le projet ne puisse démarrer.
Rapports d’avancement périodiques
Tout au long de la mise en œuvre du projet, des rapports d’avancement périodiques sont généralement requis. Ces rapports fournissent une vue d’ensemble de l’avancement du projet vers ses objectifs, des activités qui ont été menées, des problèmes rencontrés et des solutions proposées. Ils comprennent également un rapport financier détaillant les dépenses encourues au cours de la période considérée.
Feuilles de temps
Les feuilles de temps sont souvent utilisées pour suivre le temps passé par chaque membre de l’équipe sur les activités du projet. Elles sont essentielles pour les projets où les coûts de personnel sont basés sur le temps réel passé sur le projet.
Rapports financiers
Outre la section financière des rapports d’avancement, des rapports financiers plus détaillés peuvent être exigés, en fonction des conditions de la convention de subvention. Ces rapports fournissent une ventilation détaillée des dépenses du projet.
Preuve des dépenses
Il s’agit de factures, de reçus, de contrats et d’autres documents qui prouvent les dépenses encourues au cours du projet.
Livrables et résultats
Tout au long du projet, il vous sera demandé de produire et de soumettre les livrables et les résultats spécifiés dans votre convention de subvention. Il peut s’agir de rapports de recherche, de matériel de formation, d’agendas d’événements, de listes de participants, de photographies et de tout autre résultat tangible des activités de votre projet.
Rapports de suivi et d’évaluation
En fonction de la taille et de la portée du projet, vous devrez peut-être mener des activités formelles de suivi et d’évaluation et produire les rapports correspondants. Ceux-ci fournissent une évaluation structurée des progrès et de l’impact du projet.
Rapport final
À la fin du projet, un rapport final est généralement exigé. Ce rapport fournit une vue d’ensemble des activités, des résultats et de l’impact du projet, ainsi qu’un rapport financier final.
Documents d’audit
Selon les termes de la convention de subvention, un audit externe peut être exigé à la fin du projet. Il s’agit d’un auditeur indépendant qui examine les documents financiers du projet afin de vérifier que les fonds ont été utilisés correctement. L’auditeur produit un rapport d’audit formel qui doit être soumis à l’autorité de gestion.