6.2. Clôture du projet
La clôture du projet est la phase finale du cycle de vie du projet. C’est l’étape où tous les livrables sont finalisés et officiellement transférés, et où toute la documentation est signée, approuvée et archivée.
Le processus est souvent perçu comme une tâche administrative fastidieuse, effectuée à la hâte afin de passer au projet suivant. Cependant, cela risque de diminuer l’importance et la valeur d’une clôture de projet efficace.
La clôture d’un projet est une étape cruciale pour fournir des données précises permettant d’analyser ses performances et son impact et de s’assurer que les facteurs de réussite et les erreurs sont pris en compte, appris et utilisés de manière constructive dans les projets futurs.
Bien qu’il incombe au chef de projet de diriger cette tâche, l’ensemble de l’équipe de projet doit participer au processus de clôture afin que chacun puisse faire part de ses observations et de son retour d’information.
Il est extrêmement important que cette phase d’un projet soit correctement planifiée ainsi que toutes les autres afin de garantir un transfert efficace des résultats, des documents, etc.
Importance
Il est particulièrement important de clôturer correctement un projet, car cela permet de démontrer et de garantir que :
- vous avez achevé tous les travaux conformément au plan et à l’étendue du projet,
- vous avez exécuté tous les processus de gestion de projet,
- vous avez reçu la signature finale et l’approbation des livrables de la part de toutes les parties,
- vous avez libéré les ressources du projet, telles que les personnes, le matériel et les entrepreneurs,
- vous saisissez les succès et les faiblesses du projet. Cela peut s’avérer particulièrement utile pour les projets futurs, car vous pouvez vous référer aux projets précédents pour voir ce qui a bien fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné,
- vous avez élaboré un plan garantissant la durabilité du projet achevé,
- vous pouvez montrer au donateur votre fiabilité et votre engagement à mettre en œuvre et à mener à bien les projets.
Étapes à suivre
- Finalisez et transférez tous les livrables du projet au donateur. Parcourez votre convention de subvention pour identifier tous les livrables et assurez-vous qu’ils ont été entièrement achevés et transmis.
- Examinez tous les documents produits au cours de la mise en œuvre du projet. Vérifiez que tous les contrats (internes et externes) ont été signés, que toutes les feuilles de temps ont été collectées et que tous les paiements ont été effectués – ce n’est pas fait si ce n’est pas payé !
- Libérez officiellement les ressources du projet, y compris les fournisseurs, les entrepreneurs, les membres de l’équipe et tout autre partenaire. Informez-les de la fin du projet, confirmez tout paiement final ou toute obligation, et libérez-les officiellement afin qu’ils puissent travailler sur d’autres projets.
- Rédigez une évaluation finale des succès, des échecs et des défis du projet et identifiez les possibilités d’amélioration pour l’avenir.
- Produisez les rapports narratifs et financiers finaux conformément aux directives du donateur.
- Archivez les documents. Veillez à ce que tout soit enregistré et collecté correctement. Cela vous permettra de toujours disposer des leçons apprises et des connaissances acquises au cours de la mise en œuvre du projet et d’être toujours prêt en cas d’audit.
- Examinez la politique de conservation de tous les documents relatifs au projet.
- Assurez une bonne diffusion des résultats du projet. Il s’agit de promouvoir les résultats du projet et de générer un « effet multiplicateur » positif afin que ce qui a été réalisé soit utile et inspirant pour d’autres interventions.
- Élaborez un plan de durabilité qui garantira l’utilisation continue des résultats de votre projet.