3.10. Soumettre la proposition
Soumission
Lors de la soumission de votre proposition, il est essentiel de prêter une attention particulière aux lignes directrices fournies dans l’appel à propositions. Suivez toutes les instructions spécifiques concernant le format, la structure et les documents justificatifs requis pour la proposition. Les méthodes de soumission les plus courantes sont les suivantes :
Portail de candidature en ligne : De nombreux programmes de financement disposent d’une plateforme en ligne ou d’un portail de candidature par l’intermédiaire duquel les propositions sont soumises. Dans ce cas, vous devrez créer un compte, remplir les sections requises du formulaire de candidature et télécharger les documents nécessaires comme indiqué.
Soumission par courrier électronique : Certains programmes peuvent autoriser la soumission par courrier électronique. Veillez à respecter le format de fichier spécifié (par exemple, PDF) et les éventuelles limitations de taille des pièces jointes. Rédigez un courriel clair et concis comprenant tous les éléments requis de la proposition.
Courrier postal : Dans certains cas, il peut être nécessaire d’envoyer des copies papier de la proposition par courrier postal. Suivez les instructions de l’appel à propositions concernant le nombre d’exemplaires, les exigences en matière d’emballage et l’adresse à laquelle la proposition doit être envoyée.
Après avoir soumis votre proposition, il est important de recevoir une confirmation de sa réception de la part de l’autorité de gestion ou de l’organisme de financement. Cette confirmation sert de preuve que votre proposition a été soumise avec succès dans les délais impartis. L’autorité de gestion peut fournir cette confirmation par courrier électronique, par une réponse automatisée via le portail de candidature en ligne ou par courrier postal. Conservez cette confirmation, ainsi que tout numéro de suivi ou code de référence pertinent, comme preuve de soumission.
Si vous ne recevez pas d’accusé de réception dans les délais prévus ou si vous avez des doutes sur le processus de soumission, il est conseillé de contacter l’autorité de gestion pour obtenir des éclaircissements. Elle pourra vous renseigner sur l’état d’avancement de votre proposition et répondre à toute question ou problème éventuel.
N’oubliez pas de conserver des copies de tous les documents soumis et de la correspondance pour vos dossiers. Cela vous aidera à suivre l’évolution de votre proposition et à fournir les documents nécessaires en cas de divergences ou de demandes de renseignements au cours du processus d’évaluation.
Evaluation
Les propositions soumises sont évaluées par l’autorité compétente (généralement l’autorité de gestion). Cette évaluation repose sur différents critères, tels que la pertinence du projet par rapport aux objectifs de l’appel, l’impact attendu, la qualité du plan de travail, le rapport coût-efficacité du budget et la capacité du candidat.
Le contrôle de la viabilité financière est généralement effectué à ce stade. Il implique généralement un examen des états financiers de l’organisation, des indicateurs de performance financière et d’autres informations financières pertinentes.
Sélection
Après l’évaluation, l’autorité sélectionne les propositions qui seront financées. La sélection est basée sur les résultats de l’évaluation et peut également prendre en compte d’autres facteurs, tels que l’équilibre géographique des projets, les priorités thématiques, etc.