10.7. Simplifications administratives
Résumé des meilleures pratiques
Systèmes de gestion centralisée des projets
Envisagez de développer ou d’adopter des outils de gestion de projet centralisés. Ces outils devraient permettre de suivre les étapes, les résultats et les budgets et être adaptés aux exigences du fonds européen spécifique, afin de garantir une gestion organisée et efficace.
Examens internes réguliers
Menez de manière proactive des audits et des examens internes. Cette diligence vous permet de repérer et de corriger les inefficacités administratives à un stade précoce.
Modèles et formulaires standardisés
Personnalisez vos modèles et formulaires internes pour qu’ils correspondent aux exigences du programme de financement. Cette adaptation permet d’accélérer les processus de collecte de données et d’établissement de rapports tout en minimisant les erreurs.
Numérisation de la collecte de données
Adoptez les outils numériques pour la collecte de données, en particulier dans des domaines tels que le suivi et l’évaluation. Cette approche permet d’optimiser les processus de collecte, de stockage et d’analyse des données.
Équipes de projet dédiées
Désignez des personnes ou des équipes spécifiques pour gérer les projets financés par l’UE. Le fait de disposer d’une supervision spécialisée et compétente favorise l’expertise et simplifie les processus internes au fil du temps.
Partage interne des connaissances
Organisez régulièrement des ateliers et des sessions de formation pour votre personnel. Partagez l’expérience acquise dans le cadre de projets antérieurs afin de réduire la courbe d’apprentissage pour les nouveaux projets et d’offrir un aperçu des stratégies de simplification.
Mécanismes de retour d’information
Mettez en place des boucles de retour d’information au sein de votre organisation. Encouragez les membres de l’équipe à suggérer des améliorations administratives, en favorisant un environnement d’amélioration continue.
Logiciel de suivi du temps
Si les frais de personnel représentent une part importante de vos projets, investissez dans un logiciel de suivi du temps de travail. Veillez à ce qu’il soit adapté aux catégories de projets de l’UE, afin de simplifier le calcul et la déclaration des frais de personnel.
Listes de fournisseurs pré-validées
Tenez à jour des listes de fournisseurs pré-validés qui respectent les critères de financement de l’UE. Cette pratique rationalisera vos processus de passation de marchés et garantira une conformité cohérente.
Suivi financier automatisé
Mettez en œuvre un logiciel financier conforme aux exigences de l’UE en matière d’information financière. Cela permet d’optimiser l’établissement des budgets et des rapports financiers, d’assurer un suivi en temps réel et de respecter les budgets fixés.
Applications pratiques des projets
Projet LEAP, Fondation pour les services de protection sociale, Malte : Le projet LEAP a introduit les systèmes de profilage des familles, optimisant le processus d’entretien avec les clients, l’archivage des informations et la formulation des plans de soins. D’autres progrès ont été réalisés avec le développement d’un système de gestion des cas, qui est désormais une norme pour tous les services sociaux.
Création d’un système de frontières sociales et sanitaires dans la région de Vysočina, Kraj Vysočina, République tchèque : La région de Vysočina a simplifié son processus de budgétisation des projets. Elle autorise désormais la saisie du prix unitaire total pour toute la période du projet dans la demande de budget, un budget plus détaillé étant conservé en annexe. Ce changement facilite considérablement l’administration des projets en cours.
NICE – New Ways to Inclusion through Circular Economy, Fondazi-one Caritas Ambrosiana, Caritas diocésaine de Milan, Italie : Pour un rapport efficace, le projet NICE souligne l’importance de maintenir une liste claire des activités et des dates correspondantes, ce qui permet d’avoir un aperçu clair des activités du projet à tout moment.
Live2Work, Santa Casa da Misericórdia de Lisboa, Portugal : Le projet Live2Work illustre les avantages d’une planification détaillée, offrant à tous les partenaires une vision claire des rapports et des statuts de développement des résultats. Ils ont également introduit des modèles de rapports simples et assurent des discussions régulières pour clarifier toute incertitude concernant ces modèles.