5.6. Effektivt samarbete med den förvaltande myndigheten
Kommunikation
Ständig kommunikation med den förvaltande myndigheten är avgörande för att ett projekt ska bli framgångsrikt. En god praxis är därför att regelbundet informera den förvaltande myndigheten om hur projektet fortskrider och att dela med sig av eventuella tvivel eller helt enkelt be om bekräftelse på att ett förfarande är korrekt.
I allmänhet ger goda projektresultat och gott samarbete mellan stödmottagarna och den förvaltande myndigheten fördelar för hela programmet, även när det gäller synlighet. Med detta i åtanke är det förvaltningsmyndigheterna själva som begär ständiga uppdateringar från stödmottagarna och erbjuder möjligheter att ytterligare förbättra projekten genom särskilda initiativ.
Om möjligt bör både formella (elektroniska/plattform) och informella kanaler vara öppna för kommunikation under hela projektet och goda relationer bör etableras tidigt i projektgenomförandet.
Den allmänt rekommenderade enkla metoden för kommunikation med MA (för att undvika missförstånd och felkommunikation som leder till projektförseningar) är:
- Informera – låt MA veta vad ditt problem eller din fråga är. Var kortfattad och koncis, föreslå lösningar. Oftast behöver de lite betänketid innan de svarar.
- Diskutera – du kanske får ett svar eller så kan du diskutera punkterna direkt. Se till att du antecknar alla diskussionspunkter. Vi föreslår att du går in i dialogen även om svaret verkar fullständigt.
- Klargör – återkom, bekräfta de punkter som diskuterats och be om förtydliganden. Gissa inte!
- Lös – arbeta för att lösa problemet. Gå igenom punkterna från diskussionen.
- Rapportera – rapportera tillbaka till MA, koncist, kortfattat.
Var proaktiv och kommunicera vid behov eventuella tveksamheter innan projektet avslutas. Vi är medvetna om att kraven är komplexa och stöds av mycket information som du måste bekanta dig med. De förvaltande myndigheterna är vanligtvis offentliga förvaltningskontor. Var beredd att respektera deras kontorstider och arbetsbelastning. Planera i förväg, ha tålamod och håll fokus.
Effektiva klagomål och överklaganden
Kontraktet mellan förvaltningsmyndigheten och stödmottagaren omfattar även tvister mellan parterna. I avtalet uppmuntras användning av medlingsförfaranden innan en tvist inleds mellan de två parterna. I händelse av tvist är jurisdiktionen den i den stat där den förvaltande myndigheten är belägen.
Om stödmottagaren vill lämna in ett klagomål om en förvaltningsmyndighets åtgärder kan den vända sig till Europeiska ombudsmannen, ett oberoende organ som arbetar för att främja god förvaltningssed på EU-nivå.
Ombudsmannen granskar klagomål om administrativa missförhållanden vid EU:s institutioner och organ och tar proaktivt itu med bredare systemfrågor.
När det gäller förvaltningen av EU-medel är ombudsmannens roll inte att ompröva ett projektförslag eller anbud, eller att medla i avtalstvister. Ombudsmannen ska se till att EU:s institutioner, organ, kontor och byråer förvaltar finansieringsprogram och anbudsinfordringar på ett lämpligt sätt.