4.5. Vad är offentlig upphandling?
Offentlig upphandling avser den process genom vilken varor, tjänster eller byggentreprenader förvärvas av offentliga myndigheter eller organisationer som får finansiering från dessa program. Det är en strukturerad och reglerad process som säkerställer öppenhet, konkurrens och rättvis behandling av potentiella leverantörer eller entreprenörer.
I samband med dessa finansieringsprogram gäller offentlig upphandling vanligtvis projekt som genomförs av offentliga enheter, ideella organisationer eller privata enheter som får offentlig finansiering. Syftet är att säkerställa att de medel som avsatts för projekt används effektivt och i enlighet med relevanta regler och riktlinjer.
Offentlig upphandling i dessa projekt omfattar olika steg, bland annat:
- Bedömning av behov: Den upphandlande enheten identifierar sina upphandlingsbehov, t.ex. varor, tjänster eller byggentreprenader som krävs för att genomföra projektet. Behoven bedöms med avseende på kvalitet, kvantitet, tidsplan och budget.
- Planering av upphandlingen: Den upphandlande enheten utarbetar en upphandlingsplan som beskriver upphandlingskrav, förfaranden, uppskattade kostnader, tidsramar och utvärderingskriterier. Planen säkerställer ett systematiskt och transparent tillvägagångssätt för upphandlingen.
- Annonsering: Upphandlingsmöjligheten annonseras för att locka potentiella leverantörer eller entreprenörer. Annonsen innehåller information om projektet, kontraktets omfattning, behörighetskriterier, inlämningskrav och utvärderingskriterier. Finansieringsprogrammen kan ange vilka plattformar eller kanaler som ska användas för annonsering.
- Inlämning av anbud: Intresserade leverantörer eller entreprenörer lämnar in sina anbud eller förslag som svar på annonsen. Anbuden innehåller vanligtvis teknisk och ekonomisk information som efterfrågas i upphandlingsdokumenten. Den upphandlande enheten fastställer en tidsfrist för inlämnande av anbud.
- Utvärdering av anbud: De mottagna anbuden eller förslagen utvärderas utifrån förutbestämda kriterier, som kan omfatta faktorer som pris, teknisk kapacitet, erfarenhet och kvalitet. Utvärderingen utförs av en urvalskommitté eller en utvärderingspanel för att säkerställa objektivitet och rättvisa.
- Kontraktstilldelning: Efter utvärderingsprocessen tilldelas kontraktet till den framgångsrika anbudsgivare eller anbudsgivare som bäst uppfyller utvärderingskriterierna. Beslutet om kontraktstilldelning meddelas alla deltagare, och kontraktsförhandlingar kan äga rum innan avtalet slutförs.
- Utförande och övervakning av kontrakt: När kontraktet har tilldelats ingår den upphandlande enheten och entreprenören ett avtal. Kontraktet verkställs och övervakas under hela dess löptid för att säkerställa att villkoren följs, att leverablerna håller hög kvalitet och att de slutförs i tid.
Det är viktigt att notera att offentlig upphandling i dessa projekt omfattas av särskilda förordningar, direktiv och riktlinjer, både på EU-nivå och på nationell eller regional nivå. Dessa bestämmelser syftar till att främja rättvis konkurrens, öppenhet, icke-diskriminering och valuta för pengarna i upphandlingsprocessen.
Hur följer man reglerna för offentlig upphandling?
Här följer några viktiga principer som ofta iakttas i dessa projekt:
- Icke-diskriminering: Upphandlingsprocessen måste genomföras på ett icke-diskriminerande sätt och säkerställa lika behandling och möjligheter för alla potentiella budgivare eller anbudsgivare. Ingen budgivare eller anbudsgivare får ges förmånsbehandling på grund av faktorer som nationalitet, plats eller ägande.
- Öppenhet: Upphandlingsprocessen måste vara transparent och ge tydlig och omfattande information till potentiella budgivare eller anbudsgivare. Detta inbegriper öppen annonsering av upphandlingsmöjligheter, offentliggörande av utvärderingskriterier och kommunikation av beslut om kontraktstilldelning.
- Konkurrens: Att främja konkurrens är en grundläggande princip. Upphandlingsprocessen bör uppmuntra deltagande från ett brett spektrum av potentiella budgivare eller anbudsgivare och säkerställa öppen och rättvis konkurrens. Det kan innebära att konkurrensutsatta förfaranden används, t.ex. öppen anbudsinfordran, begränsad anbudsinfordran eller konkurrenspräglad dialog.
- Valuta för pengarna: Upphandlingsprocessen bör sträva efter att uppnå valuta för pengarna genom att säkerställa att de utvalda anbuden eller förslagen ger den bästa kombinationen av pris och kvalitet. Utvärderingskriterierna kan beakta faktorer som kostnadseffektivitet, kvalitet, teknisk kapacitet och tidigare resultat.
- Överensstämmelse med EU-direktiv: Upphandlingsreglerna i dessa projekt överensstämmer ofta med relevanta EU-direktiv, t.ex. direktiv 2014/24/EU om offentlig upphandling. I dessa direktiv fastställs gemensamma principer och förfaranden för offentlig upphandling i EU:s medlemsländer.
- Dokumentation och registerhållning: Upphandlingsprocessen kräver noggrann dokumentation och registerhållning. Detta inkluderar att upprätthålla register över upphandlingsplanen, kontraktsmeddelanden, anbudsinlämningar, utvärderingsrapporter och kontraktstilldelningsbeslut. Dokumentation säkerställer transparens, ansvarsskyldighet och granskningsbarhet.
- Tröskelvärden och förfaranden: Tröskelvärdena för upphandling, som fastställer det värde vid vilket särskilda upphandlingsförfaranden krävs, varierar beroende på finansieringsprogram och land eller region. Olika förfaranden, såsom öppen anbudsinfordran, begränsad anbudsinfordran eller förhandlade förfaranden, kan tillämpas baserat på tröskelvärdena.
- Överensstämmelse med nationell lagstiftning: Förutom EU-förordningar kan nationella lagar och förordningar i det land eller den region där projektet genomförs också gälla för upphandling i ESF+-, ERUF-, EASI- och Interreg-projekt. Det är viktigt att du bekantar dig med de specifika nationella lagar och förordningar om upphandling som styr projektgenomförandet.
Bristande efterlevnad av reglerna för offentlig upphandling var ett av de viktigaste revisionsresultaten för programperioden 2007-2013.