3.6. Plan för utvärdering
En utvärderingsplan bör tas fram i början av ditt projekt baserat på dina mål och syften. Den måste delas med alla partner och innehålla följande information: varför utvärderingen genomförs, dess syfte, vad som kommer att utvärderas, vilka aspekter din organisation är intresserad av att utvärdera och mot vilka mål, vilka källor och indikatorer som kommer att användas, vem som kommer att använda resultaten av utvärderingsprocessen och vad de kommer att användas till.
För att kunna planera utvärderingen av ditt projekt på rätt sätt bör du följa följande steg:
Mål för utvärderingen
Definiera tydligt målen för utvärderingsplanen, som bör överensstämma med de övergripande målen för projektet. Ange de viktigaste aspekterna som ska bedömas, t.ex. projektresultat, effekter, effektivitet, ändamålsenlighet och hållbarhet.
Tänk på att det är omöjligt att utvärdera allt! Beslut om vilka teman eller områden som ska utvärderas bör fördelas på följande breda kategorier:
- Projektets processer: aktiviteter, möten, kommunikation,
- De pågående projektplanerna: planerna för spridning, utnyttjande och hållbarhet,
- Utfall i form av produkter: material, webbplats, lärplattform, utbildningar, konferenser,
- Förvaltningen och den dagliga driften av projektet,
- Det “transnationella elementet”: Europeiskt mervärde
Det är också viktigt att vissa resultat inkluderas i listan. Dessa kan omfatta följande:
- Förändringar i målgruppens eller målgruppernas tänkande eller beteende,
- prestationer av medlemmar i målgruppen/målgrupperna,
- Projektets inverkan på medlemsinstitutionerna eller medlemsorganisationerna,
- Projektets inverkan på andra institutioner eller organisationer,
- någon mer omfattande inverkan på regionala eller nationella system.
För att ta fram exakta och meningsfulla KPI:er (Key Performance Indicators) är det i allmänhet bra att följa S.M.A.R.T.-metoden. Det innebär att de indikatorer du väljer ska vara:
Specifika: att vara tydlig med mål och förväntningar är det första steget mot att nå det slutliga målet. Därför bör indikatorerna tydligt definiera målet och fokusera på “vem” och “vad” i interventionen, “hur” och “var” “vem” gör “vad”.
Mätbara: Förutom att målen måste vara specifika måste man kunna kvantifiera data eller ange var man befinner sig i förhållande till det mål som ska uppnås. Det är därför viktigt att de indikatorer du väljer har kapacitet att räknas och mätas kvantitativt och kvalitativt.
Uppnåelig: Indikatorerna måste vara uppnåeliga och realistiska. Indikatorn är uppnåelig om prestationsmålet exakt anger mängden eller nivån på det som ska mätas för att uppnå målet.
Relevanta: Indikatorerna måste vara relevanta för de mål som ni vill uppnå med ert projekt.
Tidsbunden: Indikatorerna måste definieras inom en exakt tidsram. Utan tidsfrister kan inget resultat planeras.
Metoder för insamling av uppgifter
Beskriv de metoder och källor som kommer att användas för att samla in relevanta uppgifter. Det kan röra sig om enkäter, intervjuer, fokusgrupper, platsbesök, dokumentanalys eller uppgifter från befintliga källor. Överväg vilka specifika indikatorer och mått som ska användas för att bedöma projektets resultat.
Tekniker för dataanalys
Förklara vilka analysmetoder som kommer att användas för att analysera de insamlade uppgifterna. Detta kan omfatta både kvalitativa och kvantitativa metoder. För kvalitativa data, beskriv hur teman, mönster eller trender kommer att identifieras och analyseras. För kvantitativa data, specificera de statistiska metoder, såsom regressionsanalys eller enkel beskrivande statistik (medelvärden, …), som kommer att användas för att analysera data.
Datahantering och kvalitetssäkring
Ta upp hur data kommer att hanteras, lagras och säkras under hela utvärderingsprocessen. Diskutera de åtgärder som kommer att vidtas för att säkerställa datakvaliteten, inklusive datarengöring, verifiering och validering. Beskriv alla protokoll som kommer att följas för att upprätthålla sekretessen och integriteten för data.
Rapportering och visualisering
Förklara hur utvärderingsresultaten kommer att rapporteras och kommuniceras. Beskriv utvärderingsrapportens format, inklusive struktur, innehåll och visualiseringar som kommer att användas för att presentera resultaten av dataanalysen. Överväg att använda diagram, grafer och tabeller för att effektivt förmedla resultaten.
Timing och frekvens
Ange tidsplan och frekvens för insamling och analys av uppgifter. Ange de viktigaste milstolparna för utvärderingen, inklusive interimsrapporter och slutliga utvärderingsrapporter, och markera de intervall med vilka framstegen kommer att bedömas.
Involvering av intressenter
Diskutera hur intressenter, såsom projektpartner, stödmottagare och relevanta myndigheter, kommer att involveras i dataanalysprocessen. Ta upp eventuella planer för samråd med intressenter, workshops eller feedbackmekanismer för att samla in ytterligare insikter.
Erfarenheter och rekommendationer
Beskriv hur resultaten av dataanalysen kommer att användas för att generera lärdomar och rekommendationer för projektförbättring. Betona vikten av att använda utvärderingsresultaten för att informera beslutsfattandet och vägleda framtida åtgärder.