3.6. Plan d’évaluation

Un plan d’évaluation doit être élaboré au début de votre projet sur la base de vos buts et objectifs. Il doit être partagé avec tous les partenaires et contenir les informations suivantes : la raison de l’évaluation, son but, ce qui sera évalué, les aspects que votre organisation souhaite évaluer et par rapport à quels objectifs, les sources et les indicateurs qui seront utilisés, les personnes qui utiliseront les résultats du processus d’évaluation et l’usage qui en sera fait.

Afin de planifier correctement l’évaluation de votre projet, veillez à suivre les étapes suivantes:

Objectifs de l’évaluation

Définissez clairement les objectifs du plan d’évaluation, qui doivent s’aligner sur les objectifs généraux du projet. Précisez les aspects clés qui seront évalués, tels que les résultats, l’impact, l’efficience, l’efficacité et la durabilité du projet.

Gardez à l’esprit qu’il est impossible de tout évaluer ! Les décisions relatives aux thèmes ou domaines à évaluer doivent être réparties entre les grandes catégories suivantes: 

• les processus du projet : activités, réunions, communications,
• les plans du projet en cours : plans de diffusion, d’exploitation et de durabilité,
• les produits : matériel, site web, plateforme d’apprentissage, formations, conférences,
• la gestion et le fonctionnement quotidien du projet,
• « élément transnational » : valeur ajoutée européenne.

Il est également important que certains résultats soient inclus dans la liste. Il peut s’agir: 

• des changements dans la façon de penser ou de se comporter du/des groupe(s) cible(s),
• des réalisations des membres du/des groupe(s) cible(s),
• de l’impact du projet sur les institutions ou organisations membres,
• de l’impact du projet sur d’autres institutions ou organisations,
• d’un impact plus large sur les systèmes régionaux ou nationaux.

En général, pour développer des ICP (indicateurs clés de performance) précis et significatifs, il est utile de suivre l’approche S.M.A.R.T. (S.M.A.R.T.). Cela signifie que les indicateurs que vous choisissez devraient être : 

Spécifiques : la clarté des objectifs et des attentes est la première étape vers la réalisation de l’objectif final. C’est pourquoi les indicateurs doivent définir clairement l’objectif et se concentrer sur le « qui » et le « quoi » de l’intervention, « comment » et « où » et sur « qui » fait « quoi ». 

Mesurables : en plus d’être précis dans les objectifs, vous devez être en mesure de quantifier les données ou d’indiquer où vous en êtes par rapport à l’objectif à atteindre. Il est donc important que les indicateurs que vous choisissez puissent être comptés et mesurés quantitativement et qualitativement.

Atteignables : les indicateurs doivent être réalisables et réalistes. L’indicateur est réalisable si l’objectif de performance spécifie avec précision la quantité ou le niveau de ce qui doit être mesuré pour atteindre votre objectif. 

Pertinents : les indicateurs doivent être pertinents par rapport aux objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre projet.

Limités dans le temps : les indicateurs doivent être définis dans un délai précis. Sans échéance, aucun résultat ne peut être planifié.

Méthodes de collecte des données

Décrivez les méthodes et les sources qui seront utilisées pour collecter les données pertinentes. Il peut s’agir d’enquêtes, d’entretiens, de groupes de discussion, de visites de sites, d’analyses de documents ou de données provenant de sources existantes. Réfléchissez aux indicateurs et mesures spécifiques qui seront utilisés pour évaluer les performances du projet.

Techniques d’analyse des données

Expliquez les techniques analytiques qui seront utilisées pour analyser les données collectées. Il peut s’agir d’approches qualitatives et quantitatives. Pour les données qualitatives, décrivez comment les thèmes, les modèles ou les tendances seront identifiés et analysés. Pour les données quantitatives, précisez les méthodes statistiques, telles que l’analyse de régression ou les statistiques descriptives simples (moyennes, …), qui seront utilisées pour analyser les données.

Gestion des données et assurance qualité

Indiquez comment les données seront gérées, stockées et sécurisées tout au long du processus d’évaluation. Discutez des mesures qui seront prises pour garantir la qualité des données, y compris le nettoyage, la vérification et la validation des données. Décrivez les protocoles qui seront suivis pour préserver la confidentialité et le caractère privé des données.

Rapports et visualisation

Expliquez comment les résultats de l’évaluation seront rapportés et communiqués. Décrivez le format du rapport d’évaluation, y compris la structure, le contenu et les visualisations qui seront utilisés pour présenter les résultats de l’analyse des données. Envisagez d’utiliser des diagrammes, des graphiques et des tableaux pour transmettre efficacement les résultats.

Calendrier et fréquence

Précisez le calendrier et la fréquence de la collecte et de l’analyse des données. Identifiez les principales étapes de l’évaluation, y compris les rapports d’évaluation intermédiaires et finaux, et mettez en évidence les intervalles auxquels les progrès seront évalués.

Participation des parties prenantes

Expliquez comment les parties prenantes, telles que les partenaires du projet, les bénéficiaires et les autorités compétentes, seront impliquées dans le processus d’analyse des données. Abordez tout plan de consultation des parties prenantes, d’ateliers ou de mécanismes de retour d’information visant à recueillir des informations supplémentaires.

Enseignements tirés et recommandations

Décrivez comment les résultats de l’analyse des données seront utilisés pour tirer des enseignements et formuler des recommandations en vue d’améliorer le projet. Soulignez l’importance de l’utilisation des résultats de l’évaluation pour éclairer la prise de décision et guider les actions futures.